1-2-5 你75%的工作可能是浪费掉的 (遇见旅游总动员)

    别再瞎忙了,你75%的工作可能是浪费掉的。

    我们经常听到人们吹嘘自己一心多用的能力,比如某人一次能做 4 个项目,某人能边开车边打电话,某人大声抱怨每天应付多少事情,以此炫耀自己能力多么强。这种盲目吹嘘正在成为表现能力强的一部分,我们能在有些公司的招聘手册中看到一些要求,诸如“员工必须具备同时做好 5项工作能力”。

    同时处理多项任务的能力似乎很有诱惑力,事实上,我们对于自己同时执行多项任务的能力存在严重的自信心膨胀;我们很有可能过高估了自己的能力。

    我们之所以同时执行多项任务,并不是因为他们擅长这样做,而是因为我们容易分心,难以克制自己去做另一件事的冲动。换句话说,那些最喜欢同时执行多项任务的人自制能力相对较弱,没有办法让自己长时间集中精力。 

   你可能不同意想说:你说的都对,但是我现在是做生意,不得不同时做一连串的事情,我和团队要同时解决 5 个项目,我不得不保持竞争力,我必须应付。

   这个时候,不得不提到“微软职场分析工具”(Microsoft Workplace Analytics),为员工花费时间的方式提供了一种估算方法。分析显示:如果你同时开展 5 个项目,那么就有整整 75%的工作是浪费掉的,换句话说,这就相当于你的一天中将有 3/4 的时间是被浪费掉的。

    这就是同时执行多项任务的代价。我们都生活在一个不得不这么做的时代,别人对我们也会提出不同的要求,比如电话铃响了,而且这个电话非常重要;放下手头的工作,马上开会;老板走进了办公室等等。但我们往往忽略到环境改变是有成本的。这是确实存在的,工作中我们应该努力实现让这种成本的最小化。 

    如果我们正在处理一些复杂的事情,比如,正在写报告、准备做陈述、写一款软件的程式,或者准备出一本书,那么在我们的头脑里就可能装满很复杂的事情。我们必须兼顾考虑许多因素,记住自己完成了什么,想要走向何方,可能会遇到什么障碍。这些都是相当棘手的事情。如果突然被别人打扰了,或者不得不快速转到另一个项目时,哪怕只是一会儿,又会发生什么?

    我可以想象得到的结果就是,原本小心翼翼建立的思维架构就毁了,我可能必须花费好几个小时的时间才能再回到原本的意识状态。这就是代价。所以,我们不要同时执行几项任务,尽量减少时间的浪费。我们可以关掉电话,或在门上挂上“请勿打扰”的牌子,然后集中精力逐一解决掉手上的事情。公司的一位程式架构师,因为多次开会,他不得不马上停下脑子里建立的数据结构思维,再回原来的状态,他又发费好多个小时,因此特地向我抱怨。所以我们定了共识,今天有会议,必须在上班前十分钟告知参加会议对象,以便他们意识里提前做好准备。

    工时越长,效率越低

    几年前大部分的公司文化是每周工作六天,如果你不工作那么久,公司就觉得你没有干好自己的本职工作,没有对团队做出贡献。或者你没有加班,都体现不了你努力负责付出的样子。

    现在城市里,一位员工每周正常只工作五天,减少一天,一样规定六天的工作量,但是我们注意到一件事:虽然员工的工作时间比较少,完成的工作量却比六天计划的工作还多,工作时间太长,做的事情反而会减少。很多老板对这样的想法满腹狐疑。减少工时?那不就是在偷懒吗?

    长时间的工作压力太大,一些无法接受的员工便选择了辞职。很多老板注意到工作效率与工作时间的对比发生了变化。延长工时不能继续增加产出了。据马克斯韦尔曲线(Scrum被誉为“管理学的诺贝尔奖”,是微信、京东、华为、通用电气、Twitter一致采用的管理方法)分析显示:如果你同时开展 5 个项目,那么就有整整 75%的工作是浪费掉的,换句话说,这就相当于你的一天中将有 3/4 的时间是被浪费掉的。意示到这点后,虽然我们是策划公司,加班赶进度是非常正常的,但我们还是决定尽量按时下班。

    经过一段时间的测试,值得惊喜的是,我们团队工作效率提高了 25%~35%,后来公司发现员工的实际工作状况,竟高于他们自己口头描述的工作状况,整个团队干劲十足。

加班隐藏着假忙碌状态

加班加点地工作不是敬业的标志,而是失败的标志。公司让员工早点下班,不是想让他们过一种平衡的生活,而是因为他们会完成更多的工作。因此,不要加班到深夜了,也不要周末加班了。休假的时候,公司希望他们安心度假,不必查看电子邮件,也不必过问办公室的事情。如果一个团队的领导者在休假时还要确保办公室一切正常,那么这就说明他没有管理好自己的团队。

    同一个人在生命中的不同时刻,工作精力也会有所不同。我们发现,随着年龄渐长,随着担任社会角色的变化,我们的效率的最高点和20 年前的自己相比,已经落在工时较短的地方。

    所以,我们每天能做的明智决定是有限的,做出的决定越多,就越会耗损自我控制能力,然后我们就会开始一路犯错,最后犯下严重错误。正如马克斯韦尔绘制的曲线所示,这些不良决定将会影响到工作效率。因此,你应该在5点就下班回家,周末关掉手机,看场电影。适当减少一下工作时间,你反而能做得更多、更好。

    工时只代表着一种成本。相反,我们应该更多地关注产出。为什么要关注一个人用多久才完成一项任务呢?只要关注完成任务的速度和质量就足够了,这才是唯一重要的事情。

避免加重工作负担的现象

    工作是有节奏和弹性的。每一个迭代期,或者说每一个冲刺期,都要完成很多事情。但是“完成”意味着任务彻底完成。如果在迭代期的最后,事情只做了一半,我们将比一点都没开始做更糟糕。我们花费了资源,付出了努力和时间,最后没有得到任何成果。 

   另外,如果我们没有在发现问题之后立即改正,而是拖延到未来的某个时间去解决,就会花费更多时间。当你在做一个项目的时候,大脑专注于它,你很清楚做某件事的所有原因,这时你的脑子里存在一个与之相关的复杂架构。想在几个星期后重新建立这样的架构十分困难,你必须先想起你在做决定时考虑的所有因素,必须重新建立促使你做出该决定的思考流程,再度成为当时的自己,把自己拉回到已经不复存在的思维里。做这些动作都要花费时间,而且还是更长的时间,是你在发现问题时立即改正所需时间的24倍。

还有四种现象浪费会延长人们的工作时间,加重工作负担。

第一种不合理现象是“目标荒谬”。我们可以给团队制定一些富有挑战性的目标,促使团队创造更多成果,但不能制定一些荒谬的、不切实际的目标,这样只会徒徒浪费时间和资源。

 

第二种不合理现象是“期待过高”。我们是否经常听到有人夸耀自己的英勇行为拯救了某个项目?通常,别人往往会用拍拍他的肩膀、欢呼或祝贺作为回应。我认为这是工作进程中的一个根本缺陷。如果一个团队经常依赖某个“英雄人物”才能赶在截止日期之前完成任务,就说明这个团队平时并没有按照应有的方式开展工作。不停地从一个危机过渡到下一个危机会让人筋疲力尽,团队也不可能实现合理、持续的改善。

 

第三种不合理现象就是“负担过重”。这类现象包括公司的规定过于烦琐,妨碍了工作;没必要的汇报,开会。导致员工为了开会而开会,没有意义的会议耗费了时间,创造不出任何价值。

 

还有第四种不合理现象,即“情绪浪费”。在一个公司里面,只要存在一个令人讨厌的人,就会造成这种情绪浪费,因为这个人往往倾向于激怒别人,导致别人陷入狂躁。这种人通常宣称自己只是在竭力帮助别人更好地工作,以此为自己的行为找到合理借口,其实它们只是在放纵自己性格中的一些消极方面,这种人最擅长削弱并内耗一个团队实现卓越业绩的能力。

我们不要做一个令人讨厌的人,而且也不要允许、纵容或容忍别人成为团队中,这种不受欢迎的人。


工作氛围影响效率

    良好的工作氛围和工作环境,利于提高团队的工作效率,如果我们从事文化创意工作,适宜听一些背景音乐。一方面可以缓解紧张的思绪,帮助身心及思维放松,发挥不凡创造力,提高执行效率,感觉工作不像原来那么累。这是我们验证过的事情,现在团队无音乐不欢乐。你可能想说,会不会分散大家的注意力,让员工养成投偷懒习惯,放心吧,计划内的工作量在那儿,没有人愿意延长加班时间,潜在意识必在有限时间内完成任务。另一方面慢慢发现,团队的协作更加默契,公司多了灵魂般的团队文化,只有心灵丰富了,作品才会表现灵性。说到这里,优雅的工作环境,对创作贡献很多,试想想每天我们要面对一个很严肃的环境,大家埋头干自已的事,空气中一只苍蝇飞过大家都能听到,没有人愿意多呆会儿,心没在这里,创作出来的东西自然不是当初想的一样。别人不知道,我们必须让团队舒服些,搬过两个办公环境,其中一个是时尚简约明亮,另一个咖啡馆一般的工作环境,我们团队中部分的人,还是因为工作环境的原因,他们才决定加入进来。这些都是表现企业文化价值的一部分,团队有向心力,就会有效率。

    只要将时间还给员工,让他们利用这些时间做促进公司成功的工作,我们就能提升效率、提高业绩,减少职业倦怠,从而获取巨大的回报。这样一来,人人都是赢家。